Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dipandang sebagai salah satu cara untuk menjawab berbagai permasalahan pendidikan tinggi di Indonesia. Selain itu, SPMI diyakini mampu untuk menjawab tantangan pendidikan tinggi.

Secara umum, pengertian penjaminan mutu (quality assurance) pendidikan tinggi adalah:

  1. Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pelanggan memperoleh kepuasan.
  2. Proses untuk menjamin agar mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

Dengan kata lain, perguruan tinggi dikatakan bermutu apabila mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Sehingga, perguruan tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu terbaik.

Untuk mewujudkan itu semua, diperlukan syarat-syarat normatif yang wajib dipenuhi oleh setiap Institusi Pendidikan Tinggi. Syarat-syarat tersebut tertuang dalam beberapa asas, yaitu:

  1. Komitmen
  2. Internally driven
  3. Tanggungjawab/pengawasan melekat
  4. Kepatuhan kepada rencana
  5. Evaluasi
  6. Peningkatan mutu berkelanjutan

Tujuan penjaminan mutu adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang dijalankan secara internal untuk mewujudkan visi dan misi Pendidikan Tinggi, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi. Hal tersebut dapat dilaksanakan secara internal oleh Institusi Pendidikan Tinggi yang bersangkutan, dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) Perguruan Tinggi atau lembaga lain secara eksternal. Sehingga obyektifitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan.

Landasan kebijakan implementasi SPMI di Akademi Analis Kesehatan (AAK) Provinsi Jambi meliputi:

  1. Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang  SISDIKNAS.
  2. Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 – 2010.
  3. Pedoman Penjaminan Mutu PT, Dikti 2003.
  4. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance), Dikti 2003.
  5. Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
  6. Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
  7. Peraturan Pemerintah nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
  8. Peraturan Gubernur Jambi Nomor 44 Tahun 2011 tentang Standar Pelayanan Minimum BLUD-AAK.

Selain kebijakan-kebijakan tersebut, SPMI di AAK Provinsi Jambi juga merujuk kepada instrumen akreditasi nasional yang diterbitkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan instrumen evaluasi Times Higher Education Supplement Quacquarelli Symons (THES-QS) sebagai standar internasional. Sehingga skema penjaminan mutu di AAK dapat digambarkan sebagai berikut:

Skema tersebut memiliki tujuan antara lain:

  1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutudengan cara perbaikan berkelanjutan continous improvement  (PDCA = Plan Do Check Act), menggunakan manajemen berbasis proses.
  2. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
  3. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care)

Untuk menjalankan SPMI, AAK Provinsi Jambi menerapkan langkah-langkah yang disebut “siklus penjaminan mutu”, yaitu KISDAET, singkatan dari:

  1. Memaksimalkan kinerja organisasi penjaminan mutu sebagai unit dari pelaksana teknis AAK (KI).
  2. Menyusun sistem Kebijakan, Sistem Dokumen (standar mutu, manual mutu, manual prosedur dsb) (S)
  3. Sistem dijalankan (sosialisasi dan menjadi acuan kerja) (D)
  4. Melakukan Audit Internal Mutu setiap semester, dan Evaluasi Diri satu tahun sebelum masa berlaku akreditasi berakhir sebagai sebuah siklus penjaminan mutu) (AE)
  5. Tindak Lanjut (T)

Organisasi SPMI AAK

Secara umum, organisasi penjaminan mutu di AAK adalah lembaga fungsional merupakan Pelaksana Teknis yang melekat dengan lembaga struktural, sehingga dalam menjalankan tupoksinya selalu melibatkan pejabat struktural. Dalam hal ini, antara unit penjaminan mutu AAK dan Pelaksana Akademik, Penunjang dan Holding Company tidak terdapat hubungan langsung, karena masing-masing bertanggungjawab terhadap pimpinan unit kerja. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi AAK secara keseluruhan dan struktur organisasi unit penjaminan mutu.

Sistem SPMI AAK

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) AAK Provinsi Jambi memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan AAK dengan: (a) Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi dapat dicapai; (b) Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan.
  2. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Program Studi.
  3. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan Akreditasi BAN-PT  dan merencanakan sertifikasi ISO.
  4. Akselerasi World Class Entrepreneur Academy (WCEA).

Salah satunya adalah sistem dokumentasi yang mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi ISO 9001, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi  ukuran mutu khas Akademi Analis Kesehatan (AAK) Provinsi Jambi. Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO), selain audit internal yang dikoordinir oleh Unit Penjamin Mutu AAK.

NO

JENIS DOKUMEN MUTU

AAK

PROGRAM STUDI

KET

1 Visi, Misi dan Tujuan
2 Statuta -
3 Organisasi dan Tatakerja (OTK) -
4 Pola Tata Kelola -
5 Rencana Strategis Bisnis (RSB) -
6 Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA)
7 Pedoman Pendidikan -
8 Standar Mutu Program Studi
9 Standar Pelayanan Minimum
10 Manual Mutu (MM)
11 Manual Prosedur (MP)
12 Instruksi Kerja (IP)
13 Borang – Borang
14 Dokumen Pendukung Lain

Selain itu, di AAK juga disusun sistem kode dokumen SPMI direncanakan terdiri dari 6 (enam) digit angka. Pemberian kode dokumen disusun dengan mempertimbangkan identitas unit kerja pemangku dokumen dan identitas jenis dokumen. Untuk itu, ditetapkan bahwa lima (3) digit pertama adalah kode unit kerja, yang urutannya telah ditentukan, sedangkan lima (3) digit berikutnya adalah kode jenis dokumen, dimana urutannya sesuai prioritas seperti yang ditunjukkan pada tabel di atas.

Dokumen SPMI AAK

  1. Visi-Misi dan Tujuan AAK
  2. Statuta AAK (Draff final)
  3. Organisasi dan Tata Kerja AAK  (Pergub No. 21 Tahun 2010).
  4. Pola Tatakelola BLUD-AAK (Pergub No.43 Tahun 2011).
  5. Rencana Strategi Bisnis AAK 1011-2015.
  6. Program Kerja Direktur AAK.
  7. Manual Mutu AAK (dalam proses penyusunan).
  8. Standar Mutu Program Studi Diploma III Analis.
  9. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman AAK.
  10. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai AAK .
  11. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan AAK .
  12. MP Evaluasi Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja dilingkungan AAK.
  13. MP Implementasi Rencana Strategis Bisnis AAK.
  14. MP Monev Implementasi Rencana  Strategis Bisnis AAK.

Kegiatan Bidang Pengembangan SPMI

Program dan kegiatan Bidang Pengembangan SPMI saat ini sebagian besar masih difokuskan kepada perumusan dan penyusunan dokumen SPMI di AAK.  Sampai dengan tahun 2012, beberapa dokumen SPMI yang telah dirumuskan dan disusun dalam proses pembahasan dan penyempurnaan ditingkat institusi. Dokumen-dokumen tersebut adalah Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IP), kegiatan AIM, Borang – Borang, Evaluasi Diri Akreditasi, Monevin RSB, Monevin RBA dan Penanganan Keluhan. Atas pertimbangan bahwa pelaksana prosedur-prosedur di atas adalah tugas pokok dan fungsi Unit Penjamin Mutu (UPM), maka di tahun 2013 dokumen-dokumen tersebut akan dikelola dan disempurnakan oleh Unit Penjamin Mutu (UPM) AAK.

  1. Manual Mutu UPM.
  2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman.
  3. MP Audit Internal.
  4. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai.
  5. MP Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan.
  6. MP Review Profil UPM di Website AAK (aak-jambi.net).
  7. MP Layanan Konsultasi.
  8. MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan.
  9. MP Pelatihan Perancangan  SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal.
  10. MP Pengadaan dan Pemeliharaan Aset UPM.
  11. MP Penilaian Kinerja (sedang dalam proses perumusan).
  12. MP Pendampingan Implementasi SPMI.
  13. MP Audit Internal Mutu.
  14. MP Pendampingan.
  15. MP Monevin.
  16. MP Pengadaan Auditor Internal.
  17. MP Pengadaan Reviewer Internal.
  18. MP Pendampingan Penyusunan Dokumen, Asesmen dan Simulasi Akreditasi Program Studi.
  19. MP Surveillance Akreditasi Program Studi.

Kegiatan lain yang menjadi lingkup Bidang Pengembangan SPMI adalah berpartisipasi dalam kegiatan pengembangan Standar Pelayanan Minimum (SPM) di tingkat nasional dan internasional. Pada 4 sd 6 Juni 2012, UPM berpartisipasi dalam Workshop SPMI yang diadakan oleh Badan PPSDM Kemenkes dan Dikti, yaitu dengan mengirim Sarina Siregar, APP., M.Kes. dan Dra. Dewi Kurniasih untuk mengikuti kegiatan tersebut.

Bidang Pengembangan SPMI juga beberapa kali mengadakan sosialisasi terkait awareness dan implementasi SPMI, diawali dengan pengarahan dan pengantar tentang SPMI oleh pemimpin BLUD AAK, sosialisasi tersebut telah ditindaklanjuti dengan perumusan dan penyusunan borang untuk implementasi SPMI berbasis ISO yang diadakan secara berkala. Tahap pertama mulai Tahun akademik 2012/2013 setiap semester akan diimplementasikan pengukuran tingkat kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan dan pengajaran yang dilaksanakan oleh SDM pendidik tetap internal AAK. Penyelenggaraan pengukuran tingkat kepuasan mahasiswa dilaksanakan sebelum penyelenggaraan ujian akhir semester oleh setiap mahasiswa AAK, hasil pengukuran ini akan dijadikan sebagai bahan untuk terus memperbaiki dan peningkatan mutu proses pendidikan dan pengajaran.